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MODULO DE COMPRAS 

Administre el proceso de compras de su empresa, desde que se elabora la orden de compra, se registra la entrada de productos o materias primas al inventario hasta que se recibe la factura del proveedor, afectando en línea las Entradas a Inventarios y el registro de Cuentas por Pagar a proveedores.

Permite controlar el flujo de trabajo de su proceso de compras, definiendo si es necesario autorizar las órdenes de compra por un supervisor, si es necesario registrar la entrada de almacén antes de recibir la factura del proveedor, etc.

Principales Características

Captura la orden de compra y la envía al proveedor directamente por correo electrónico.
Lleva el control de los productos pendientes por surtir de cada orden de compra.
Manejo de productos por Código de barras, Clave principal o clave del proveedor
Registra la entrada de inventarios afectando existencias en inventarios.
Registra la Factura del Proveedor por separado de la entrada del inventarios afectando cuentas por pagar.
Permite definir si los días de crédito del proveedor se calculan a partir de la fecha de recepción de la mercancia o a partir de la fecha de la factura de compra.
Permite definir la autorización de documentos en el flujo de compras de la empresa, en cuyo caso, si un documento no está autorizado, no se puede continuar con el siguiente paso de compras.
Permite registrar los costos de importación por Aduanas y Fletes al registrar las facturas de compras, considerando estos gastos en el costo del producto.
Registro de Anticipos de proveedores y su aplicación al recibir la factura de compra.
Manejo de números de serie y centros de costo para control del gasto.

Diferentes escenarios de configuración para el Módulo de Compras

El Departamento de Compras de una empresa es mucho más que solo pedir productos y materias primas a los proveedores.

En empresas pequeñas el encargado de compras solicita la mercancía a los proveedores y él mismo recibe los productos y la factura del proveedor.

En empresas medianas, el departamento de compras solicita los productos a los proveedores, los cuales son recibidos por el almacenista y la factura es entregada por el proveedor a contabilidad.

En empresas mas grandes, los encargados de compras elaboran las ordenes de compras, las cuales son autorizadas por el Gerente antes de ser enviadas al proveedor; los productos se reciben en almacén y la factura se entrega posteriormente al departamento de contabilidad, la cual solo recibe facturas un día a la semana y éste departamento debe revisar que cada factura cuente con su orden de compra autorizada y que la mercancía haya sido entregada a almacén.

Flujo de información del Módulo de Compras

Primero vamos a analizar el proceso completo para entender las afectaciones que tiene cada paso del proceso



Captura de Ordenes de Compra

El documento Orden de Compra constituye la solicitud formal al proveedor para que nos surta determinados productos o servicios.

Al capturar la Orden de Compra, esta se registra con el estatus de “Original”, mientras se encuentre en este estatus, el comprador puede efectuar modificaciones, pero no puede imprimir la orden de compra ni enviarla por correo electrónico.



Autorización de Ordenes de Compra

El gerente o supervisor de compras tiene la facultad de Autorizar las órdenes de compra capturadas por los compradores, con lo cual el sistema asigna automáticamente un número de autorización y registra la fecha y persona que la autorizó



Al autorizar una orden de compra, se cambia el estatus a “Autorizada” y ya no se permite efectuar ninguna modificación a la información de la orden de compra.

Las órdenes de compra Autorizadas se pueden Imprimir o enviar al proveedor por correo electrónico.

También es facultad del gerente o supervisor Rechazar las órdenes de compra, indicando en los comentarios el motivo por el cual rechazó la orden de compra.



Las ordenes de compra que fueron rechazadas se desplegarán al comprador con el estatus de “Rechazada” y éste podrá consultar el motivo por el que no se aceptaron presionando el botón “Ver Autorización” en la pantalla de consulta de la orden de compra.

Una orden de compra rechazada no podrá ser impresa ni enviada por correo electrónico, sí podrá ser modificada por el comprador y este podrá volver a solicitar al gerente su autorización.

Captura de Entradas de Compra

El documento Entradas de Compra permite registrar la recepción de los productos indicando el almacén al que se debe afectar la entrada de dichos productos.



Al capturar una Entrada de compras, el sistema presenta de manera automática las Órdenes de Compra que están pendientes de recibir para ese proveedor.

Es posible seleccionar en una entrada varias órdenes de compra así como recibir de forma parcial los productos solicitados.

Se puede configurar el módulo para que se permita registrar Entradas de Compra aún cuando no haya una Orden de Compra previa.

Se puede configurar el módulo para que NO se permita registrar entrada de Compra si no hay una Orden de Compra previa. No será posible registrar la entrada de una orden de compra que no está autorizada o que está rechazada.

Afectación a Inventarios

Cuando se registra una Entrada de Compras, se incrementa la existencia de los productos en almacén y se efectúa el cálculo del costo de acuerdo al método de costeo configurado en el sistema.

Captura de Factura de Compra a proveedores

El documento de Factura de Compra permite recibir la factura del proveedor y afectar en Cuentas por Pagar el importe que le debemos al proveedor.



Se puede configurar el módulo para que permita registrar Facturas de Compras sin que exista una Entrada de Compra previa; en cuyo caso, al registrarse la factura de compras se afecta la entrada de los productos al inventario y el cargo del importe al saldo del proveedor en cuentas por pagar.

Se puede configurar el módulo para que NO permita registrar Facturas de Compras sin no existe una entrada de compras previa, en este caso, al registrar la factura solo afecta el cargo del importe al saldo del proveedor en Cuentas por Pagar.

Se puede configurar el módulo para que los días de crédito que nos otorgan los proveedores inicien a partir de la fecha en que se recibió la factura o bien, a partir de la fecha en la que se recibieron los productos en el almacén.

Afectación a Cuentas por Pagar

Cuando se registra una Factura de Compras, se incrementa el Saldo del Proveedor en Cuentas por Pagar.

Configuración del módulo a diferentes escenarios

Una premisa importante en el diseño del Sistema Avance Administrativo es evitar que los usuarios capturen la misma información varias veces o que tengan que capturar información que no necesitan solo para cumplir el requisito que pide el sistema. Es por eso que algunas opciones del módulo de compras se pueden “apagar” para configurar el proceso de acuerdo a la empresa

Configurar el módulo para que no requiera autorización de órdenes de compra

En este modelo, la captura de una orden de compra termina con estatus de “Autorizada” y no es necesario que otra persona efectúe el proceso de autorización. El comprador puede capturar la orden de compra y directamente imprimirla o enviarla por correo electrónico al proveedor.



Configurar el módulo para recibir los productos y la factura del proveedor
en una sola captura

Se puede configurar el módulo para que permita registrar Facturas de Compras sin que exista una Entrada de Compra previa; en cuyo caso, al registrarse la factura de compras se afecta la entrada de los productos al inventario y el cargo del importe al saldo del proveedor en cuentas por pagar.



Configurar el módulo recibir los productos y la factura del proveedor
en una sola captura sin efectuar orden de compra previa

Se puede configurar el módulo para que permita registrar Facturas de Compras sin que exista una Entrada de Compra previa; en cuyo caso, al registrarse la factura de compras se afecta la entrada de los productos al inventario y el cargo del importe al saldo del proveedor en cuentas por pagar.



Configurar el módulo para que capturar las Entradas de Compra
y la Factura de Proveedores sin efectuar orden de compra previa

En este modelo, el proceso de compra inicia con la recepción de los productos en el almacén, sin requerir la captura de una orden de compra previa. Una vez recibida los productos, se recibe la factura del proveedor en el departamento de contabilidad o pagos.

En este modelo, los días de crédito del proveedor se cuentan a partir de la fecha en que se recibe la factura.



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